GLOSARIO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDAD: acción humana que consume tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado concreto en un plazo determinado.

ACTA CONSTITUTIVA: es un documento en donde se registran todos aquellos datos referentes y correspondientes a la formación de una sociedad o agrupación.

AGENTE DE RETENCIÓN: es el encargado de retener impuesto.

AÑO FISCAL: es un periodo de doce meses usado para calcular informes financieros anuales en negocios y otras organizaciones.

ADMINISTRACIÓN: es una ciencia social y técnica que se encarga de la dirección, de planificar, de organizar y del control de los recursos de la empresa, con el objetivo de lograr el máximo beneficio posible, tanto en lo económico como en lo social. El administrador es la persona que se encarga de organizar los recursos materiales, económicos y humanos de la empresa.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: sistema que permite desarrollar las potencialidades de los trabajadores para que así puedan obtener la máxima satisfacción en su trabajo, dar lo mejor de sus esfuerzos a la organización, y alcanzar los fines de la administración en la forma más eficiente y eficaz.

ADMINISTRAR: realización actos mediante los cuales se orienta el aprovechamiento de los recursos materiales, humanos, financieros y técnicos de una organización, hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales.

ANÁLISIS: acción de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible, para reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre éstas y obtener conclusiones objetivas del todo.

ÁMBITO DE ACCIÓN: marco general en que se mueve uno o más procesos de trabajo y se predeterminan tiempo, espacio, insumos, participantes y resultados.

AMPLITUD DE LA GESTIÓN: capacidad o habilidad administrativa de integrar y armonizar los recursos requeridos para lograr los objetivos de su gestión.

ANÁLISIS OCUPACIONAL: proceso que comprende la identificación de las actividades de una ocupación y de los conocimientos, habilidades, aptitudes y responsabilidades que se requieren para desempeñarla satisfactoriamente.

APROBAR: considerar que algo está bien, darlo por bueno, aceptarlo o expresar conformidad con ello.

ASESORAR: recomendar una acción u ofrecer una opinión con base en conocimiento especializado.

ASIGNACIÓN: acto formal mediante el cual se ubica un nuevo puesto en el cargo y clase correspondientes.

AUDITAR: consiste en verificar e inspeccionar las operaciones financieras y administrativas de una empresa. Es la revisión o análisis periódico que se efectúa a los libros de contabilidad, sistemas y mecanismos administrativos, así como a los métodos de control interno de una organización administrativa, con el objeto de emitir opiniones y recomendaciones con respecto a su funcionamiento.

AUTONOMÍA: capacidad de autodeterminación o de toma decisiones, con plenitud de conciencia, desde el conocimiento y control de sí mismo como fundamento de compromiso y responsabilidad.

AUTORIZAR: conceder a alguien el permiso o derecho para hacer determinada cosa.

BONIFICACIÓN: cantidad de dinero que se añade al sueldo o que se descuenta de un precio.

BRINDAR: ofrecer a una persona algo no material y, normalmente, bueno.

BUROCRACIA: conjunto de actividades y trámites que hay que seguir para resolver un asunto de carácter administrativo.

CAJA CHICA: es un fondo fijo que se tiene con la finalidad de pagar o cubrir gastos menores.

CAPITAL SOCIAL: es la suma de todos los bienes, valores y recursos para la constitución y puesta en funcionamiento de una empresa.

CAPACITAR: preparar al personal para cierto tipo de comportamiento o conducta laboral, y brindar instrucción especializada y práctica sobre los diferentes procedimientos de trabajo.

CENTRALIZACIÓN: es la concentración de la autoridad en los altos cargos de la jerarquía.

CONVENIO COLECTIVO: es un conjunto de regulaciones del ambiente laboral, que fueron elaboradas por la Administración y el Sindicato.

COORDINACIÓN: es la integración o agrupación de las actividades independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas fijadas.

CRÉDITO FISCAL: es el monto que una persona o empresa ha pagado por concepto de impuestos al adquirir un producto, insumo o servicio.

CORTO PLAZO: actividades que van de los 0 a los 6 meses para desarrollarse y ejecutarse.

CONTROLAR: acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agente del sistema organizacional en un tiempo y espacio determinados.

CONTRIBUYENTE: realiza el hecho imponible y tiene obligaciones formales (sujeto pasivo de la relación jurídico tributario).

CHEQUEAR: es verificar o confirmar algo como verdadero.

COORDINAR: Acto de intercambiar información entre las partes de un todo. Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo armónico y sincronizado de todas los elementos que participan en el trabajo.

COLABORAR: ayudar oportunamente a los compañeros de trabajo y dedicar ratos libres a cooperar con ellos.

DEPARTAMENTALIZACIÓN: fase del análisis administrativo que se ocupa de analizar y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los niveles de especialización y complejidad de todas las partes o componentes del trabajo y dando figura al organigrama.

DESTREZA: habilidad y experiencia en la realización de una actividad determinada.

DIRIGIR: acto de conducir y motivar a grupos humanos hacia el logro de objetivos y resultados, con determinados recursos.

DELEGACIÓN: acto bilateral que permite conferir a un colaborador el encargo de realizar un trabajo.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL: acción de mantener y actualizar permanente de los cambios aplicados a una organización y respecto a su medio ambiente.

DOMINIO: conjunto de conocimientos, destrezas y habilidades que posee una persona sobre una materia, disciplina o actividad, que le permite aumentar su eficiencia en el trabajo.

DIVISIÓN DEL TRABAJO: acto de segmentar el trabajo total de una organización, por especializaciones y niveles de dificultad.

EFECTIVIDAD: capacidad o facultad para lograr un objetivo o fin deseado, que se han definido previamente, y para el cual se han desplegado acciones estratégicas para llegar a él.

EFICACIA: indicador del mayor logro de objetivos o metas, por unidad de tiempo, respecto de lo planeado y del efecto deseado.

EJECUTAR: poner en marcha de los planes y programas de trabajo.

ESTRATEGIA: es el conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento. 

EVALUAR: comparar y enjuiciar los resultados alcanzados respecto de los esperados en un momento y espacio dados. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducir las medidas correctivas y oportunas.

EXPERIENCIA: conocimiento que se adquiere con la práctica y el desempeño de una actividad en un período de tiempo. Este concepto alude a la experiencia necesaria adquirida al familarizarse con los problemas de trabajo y situaciones que se presentan en la actividad laboral respectiva.

EXPERTICIA: es el conjunto de conocimientos, habilidades y aptitudes requeridas para el desempeño de un puesto en forma aceptable o satisfactoria.

FINES: son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.

FODA: técnica de valoración de potencialidades y riesgos organizacionales y personales, respecto a la toma de decisiones y al medio que afecta. Significa: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

FORMULARIO: documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser complementada con información "variable" según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico.

FUNCIÓN: mandato formal permanente e impersonal de una organización o de un puesto de trabajo.

GIRO O LETRA DE CAMBIO: es un documento mercantil por el que una persona (librador), ordena a otra (librado) pagar una determinada cantidad de dinero en un tiempo determinado.

GERENCIA: función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer sus respectivas demandas.

HABILIDAD: talento y aptitud que se requiere para realizar con precisión una o varias actividades.

IGUALDAD: es el trato idéntico que un organismo, estado, empresa, asociación, grupo o individuo le brinda a las personas sin que medie ningún tipo de reparo por la raza, sexo, clase social u otra circunstancia plausible de diferencia o para hacerlo más práctico, es la ausencia de cualquier tipo de discriminación.

IMPUESTO: es un tributo o carga que las personas o empresas pagan al estado.

IVA: Impuesto al Valor Agregado.

IMPLICACIÓN: grado de compromiso de los empleados hacia la empresa.

ÍNDICE: relación matemática de un valor respecto a otro valor. El resultado puede ser un número absoluto o relativo.

INVESTIGAR: estudio a fondo de una determinada materia, por medio de la realización de indagaciones para descubrir algo que se desconoce.

JEFATURA: parte de la estructura lógica de la organización que integra bajo una autoridad formal ciertos elementos, sujetos y responsabilidad.

JERARQUÍA: es el criterio que establece el orden de superioridad entre personas, instituciones o conceptos.

LOGÍSTICA: explica el proceso de cómo se han de allegar los recursos necesarios en el lugar, cantidad y tiempo adecuados.

LIDERAZGO: influencia que se ejerce sobre las personas y que permite incentivarlas para que trabajen en forma entusiasta por un objetivo común.

MANTENIMIENTO: acción preventiva y correctiva de conservar en perfecto estado maquinaria y equipo, herramientas e instalaciones, en cada dependencia universitaria.

MACROANÁLISIS ADMINISTRATIVO: estudio global de más de una institución, vistas como unidades de un sistema total de administración general. Es el análisis del "sistema del Estado" constituido por la totalidad de instituciones y órganos que lo forman

MANUAL: documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada materia de la organización. 

MANUAL DE FUNCIONES: documento similar al Manual de Organización. Contiene información válida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organización. 

MANUAL DE ORGANIZACIÓN: documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una organización.

MANUAL DE POLÍTICAS: documento que contiene información válida y clasificada sobre las políticas, normas e instrucciones que rigen el quehacer de corto, mediano y largo plazo de los funcionarios de una organización. Su contenido son políticas, normas e instrucciones.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una organización. Su contenido son los procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, la descripción de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las normas que le afectan y una gráfica de proceso.

MANUAL DE PUESTOS: documento que contiene información válida y clasificada sobre la naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y valoración, de una determinada organización.

MOTIVACIÓN: impulso que inicia, guía y mantiene el comportamiento hasta alcanzar la meta u objetivo deseado.

META: es la cuantificación del objetivo específico. Indica la cantidad y unidad de medida del resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. Se compone de Verbo+cantidad+unidad de medida+tiempo+localización.

NEGOCIACIÓN: proceso interactivo mediante el cual dos o más actores, en una situación de interdependencia y con intereses en conflicto, buscan maximizar sus beneficios individuales a través de un acuerdo.

NÓMINA: lista de los nombres de las personas que están en la plantilla de una empresa o entidad pública y cobran un sueldo de ella.

NORMA ADMINISTRATIVA: regla de conducta, obligatoria en su cumplimiento, emitida por quien legalmente tiene facultades para ello, que rige y determina el comportamiento de los servidores públicos y de los particulares frente a la administración pública.

OBJETIVO ESPECÍFICO: expresión cualitativa de un propósito particular. Se diferencia del objetivo general por su nivel de detalle y complementariedad. Su característica principal es que debe poder cuantificarse, para expresarlo en metas.

OBJETIVO GENERAL: se define como "un deseo a lograr".

ORGANIZAR: estructuración y disposición conveniente y racional de los medios físicos, económicos y humanos disponibles para realizar una labor.

ORGANIGRAMA: es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, según división especializada del trabajo y niveles jerárquicos de autoridad.

ORIENTAR: informar o aconsejar a alguien sobre la forma más acertada de resolver algún asunto o lograr un objetivo determinado.

PARTICIPACIÓN: intervención o implicación física, mental y emocional de una persona, para contribuir responsablemente en la resolución de algún asunto o en el logro de los objetivos planteados en el desarrollo de alguna actividad.

PLAN ANUAL OPERATIVO: plan institucional de corto plazo pero vinculado al plan de mediano y largo plazos. Es el conjunto armónico de políticas, estrategias, objetivos, metas, actividades y el presupuesto institucionales, programadas en el tiempo y conducentes a un objetivo común. Se ejecuta en un año (corto plazo) y con determinados recursos.

PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA: proceso racional de previsión, estructuración, diseño y asignación óptima de recursos de las organizaciones, para alcanzar resultados en un tiempo y espacio dados.

PLANIFICACIÓN: proceso racional y sistémico de prever, organizar y utilizar los recursos escasos, para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.

POLIFUNCIONALIDAD: habilidad desarrollada por los integrantes de un área de trabajo para ejecutar partes o la totalidad de un proceso o proyecto, mediante la implementación de una estrategia de integración de actividades con similar grado de dificultad y responsabilidad.

POLÍTICAS: conceptos o afirmaciones de carácter general que guían el pensamiento en la toma de decisiones. Su esencia es la discreción, dentro de ciertos límites, en la toma de decisiones.

PRESTACIONES SOCIALES: son beneficios legales que el empleador paga a sus trabajadores adicionalmente al salario ordinario, para atender necesidades o cubrir riesgos originados durante el desarrollo de su actividad laboral.

PRESUPUESTO: plan de ingresos y egresos de corto plazo, conformado por programas, proyectos y actividades por realizar en una organización.

PROBLEMA: situación anormal respecto a las conductas o hechos considerados normales en un momento histórico determinado y en un lugar dado.

PROCEDIMIENTO: consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz.

PROCESO: conjunto de actividades dirigidas a la transformación de insumos para la obtención de un producto. Es un ordenamiento específico de actividades de trabajo.

PRODUCTO: resultado parcial o total, de bienes y servicios, tangible o intangible, a que conduce una actividad realizada.

PRODUCTIVIDAD: es la capacidad que posee un individuo para desarrollar los productos y el nivel en el cual se aprovechan los recursos disponibles.

PROGRAMA: conjunto de actividades encaminadas a alcanzar determinados objetivos en tiempos cortos y espacios dados.

PROYECTO: conjunto armónico de objetivos, políticas, metas y actividades por realizar, con determinados recursos, en un tiempo y espacio dados.

PROYECCIÓN: es una estimación acerca de la potencial situación de una empresa o del progreso de un plan.

PUESTO: conjunto de deberes y responsabilidades permanentes que requieren la atención de una persona durante la totalidad o parte de la jornada de trabajo.

REASIGNACIÓN: cambio que que se opera en la clasificación de un puesto con motivo de la variación sustancial y permanente de sus deberes y responsabilidades.

RECONOCIMIENTO: premio al trabajo bien realizado.

RECURSOS: Son los medios que se emplean para realizar las actividades. Por lo general son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta física y tiempo.

RELACIONES LABORALES: relaciones que se efectúan entre trabajadores; entre estos y sus superiores jeráquicos y el público. Son necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la organización.

REPRESENTAR: sustituir a una persona o a una entidad en una actividad, y mantener los criterios o directrices de esta.

RETENCIÓN DE ISLR: es un pago anticipado que el beneficiario de un enriquecimiento debe efectuar al fisco nacional.

REQUISITOS LEGALES: documentos que deben poseer y presentar los candidatos para ocupar un puesto, cuyo desempeño sería ilegal sin ellos. Ejemplos: certificaciones, licencias especiales y títulos.

REQUISITOS ACADÉMICOS Y TÉCNICOS: estudios académicos y técnicos que una persona debe poseer para desempeñar un puesto.

RESPONSABILIDAD: condición de responder, ante la administración y los administrados, por las acciones y decisiones, y por sus consecuencias e impacto, que resulten del desempeño de un cargo.

RETRIBUCIÓN: Cantidad de dinero o cosa que se da a una persona como pago por un trabajo o un servicio.

SERVICIO: equivalente no material de un bien. Es intangible, porque no se puede ver, tocar, sentir ni oler. Está directamente relacionado con la atención de la necesidad del usuario.

SUJETO ACTIVO: es aquella persona legítimamente actualizada para exigir el pago o cumplimiento de una obligación contraída por dos partes con anterioridad (SENIAT, IVSS, INCES)

SUJETO PASIVO: persona que está sujeta a pagar un impuesto.

SUPERVISIÓN: acción de apoyar y controlar el cumplimiento satisfactorio de las actividades asignadas a un grupo de trabajadores.

SUPERÁVIT: son las utilidades no distribuidas, pero que están sujetas a serlo.

TÁCTICA: sistema especial que se emplea para disimular y hábilmente para conseguir un fin.

TRABAJOS CALIFICADOS: aquellos trabajos cuya ejecución exige pericia en procedimientos o sistemas. Pueden también demandar destreza en el uso de equipo especializado y complejo

TRABAJOS NO CALIFICADOS: aquellos trabajos en los que se ejecutan actividades con base en instrucciones y rutinas simples, que normalmente son de carácter manual y requieren de una inducción básica.

TRABAJOS SEMICALIFICADOS: aquellos trabajos rutinarios y estandarizados que pueden implicar el uso de equipos y herramientas sencillas o de fácil manejo

UNIDAD JERÁRQUICA: siempre se respetan los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización.

USUARIO: persona que recibe y utiliza los productos o servicios generados en un proceso.

UTILIDADES: bonificación que recibe el trabajador al final de cada año.